Viele Unternehmen kennen dieses Problem: Die Stelle ist offen, die Anforderungen sind klar, aber es kommen einfach keine passenden Bewerbungen rein.

Gerade im technischen und gewerblichen Bereich ist der Markt oft leergefegt. Gleichzeitig sind die Anforderungen hoch und die Suche wird zusätzlich durch interne Abstimmungen oder Rahmenbedingungen erschwert.

Doch genau hier zeigt sich, wie Recruiting wirklich funktioniert.

In diesem Interview gibt unsere Spezialistin Hanna Koppe Einblicke in ein besonders herausforderndes Projekt. Sie zeigt, wie sie trotz eingeschränktem Kandidatenmarkt passende Fachkräfte gefunden hat, welche Ansätze dabei geholfen haben und was andere daraus für ihre eigenen Besetzungen mitnehmen können.

Hanna, Erzähl uns von deinem schwierigsten Recruiting-Projekt, das zu deiner größten Erfolgsstory wurde: Was war die Ausgangslage und Anforderungen?

Das Projekt war eines der schwierigsten, an denen ich gearbeitet habe. Die Position war in Hannover angesiedelt, gleichzeitig gab es aufgrund der hohen Sicherheitsanforderungen des Kunden klare Einschränkungen im Recruiting. Dadurch fiel ein großer Teil des eigentlich passenden Kandidatenmarkts von Anfang an weg.

Besonders schwierig war das, weil der Standort des Kunden stark international geprägt ist und man dort normalerweise genau auf diese Profile angewiesen ist.

Welche kreativen Wege hast du genutzt, um trotz der Einschränkungen passende Kandidat:innen zu finden?

Ich bin aktiv auf die Suche gegangen. Normalerweise starte ich mit Jobtiteln und klassischen Suchbegriffen. In diesem Fall hat das aber nicht funktioniert, weil die hohen Sicherheitsanforderungen den Kandidatenkreis stark eingeschränkt haben und sich passende Profile nicht einfach über Standardtitel finden ließen.

Deshalb habe ich den Ansatz geändert und mich auf die tatsächlichen Anforderungen der Position konzentriert. Ich habe gezielt nach Fähigkeiten und Kenntnissen gesucht, die Kandidat:innen mitbringen müssen, unabhängig vom bisherigen Jobtitel.

So konnte ich auch Profile finden, die auf den ersten Blick nicht perfekt gepasst hätten, inhaltlich aber genau die richtigen Voraussetzungen mitgebracht haben. So konnte ich auch Kandidat:innen erreichen, die auf klassische Stellenanzeigen gar nicht reagieren.

Wie hast du in diesem Projekt intern überzeugt, trotz enger Anforderungen, Zeitdruck oder unterschiedlicher Erwartungen?

Ein Thema war, dass einige Kandidat:innen aus Sicht des Fachbereichs zu viele Jobwechsel hatten.

Mein Ansatz ist dann immer, genauer hinzuschauen: Genau dafür ist unser Pre-Screening da. Ich spreche Wechsel aktiv im Gespräch an und frage nach den Hintergründen. Oft steckt mehr dahinter, als man auf den ersten Blick sieht, zum Beispiel Projektverträge, Umstrukturierungen oder persönliche Entwicklungen.

Diese Informationen gebe ich dann transparent an die Kund:innen weiter. So entsteht ein vollständigeres Bild und die Entscheidung wird nicht nur auf Basis des Lebenslaufs getroffen. Das hat geholfen, Vorbehalte abzubauen und Kandidat:innen eine echte Chance zu geben.

Welche entscheidende Wendung hat das Projekt zum Erfolg geführt?

Die hohen Sicherheitsanforderungen haben den Kandidatenmarkt zwar deutlich eingeschränkt, gleichzeitig war der Arbeitgeber aber sehr attraktiv.

Das hat meine Ansprache deutlich erleichtert. Der gute Ruf des Unternehmens und die damit verbundene Jobsicherheit haben auch Kandidat:innen überzeugt, die ursprünglich nicht aktiv auf der Suche waren oder aus kleineren Unternehmen kamen. Gleichzeitig habe ich in der Ansprache gezielt mit bevorstehenden Projekten gearbeitet, um Kandidat:innen auch inhaltlich abzuholen und für die Rolle zu begeistern.

Das war letztendlich der entscheidende Punkt, der das Projekt zum Erfolg geführt hat. Gerade in einem engen Markt ist es entscheidend, die richtigen Argumente in der Ansprache zu setzen.

Was war deine wichtigste Erkenntnis aus diesem Projekt und wie setzt du sie heute ein?

Die wichtigste Erkenntnis war für mich, nicht zu schnell aufzugeben und den Ansatz immer wieder anzupassen.

Gerade bei schwierigen Projekten funktioniert der erste Weg oft nicht. Dann ist es wichtig, neue Wege auszuprobieren und flexibel zu bleiben.

Heute gehe ich systematisch so vor: Wenn die Suche über Jobtitel nicht funktioniert, wechsle ich direkt zu Fähigkeiten oder anderen Kanälen. So finde ich auch Kandidat:innen, die man über klassische Wege nicht erreicht. Flexibilität ist oft entscheidender als die perfekte Ausgangsstrategie.

Welchen Tipp gibst du aus dieser Erfahrung an andere weiter?

Mein wichtigster Tipp: Am Anfang wirklich Zeit für das Briefing nehmen. Wenn klar ist, welche Skills wirklich gebraucht werden und was eher nice to have ist, spart das später viel Aufwand.

Außerdem gilt: Qualität vor Quantität. Lieber weniger passende Kandidat:innen vorstellen als viele unpassende. Ich prüfe deshalb jeden Schritt sorgfältig vor.

Und ganz wichtig: offen und ehrlich kommunizieren. Wenn etwas nicht funktioniert oder Anforderungen unrealistisch sind, sollte man das frühzeitig ansprechen und gemeinsam Lösungen finden.

Warum lohnt es sich, in solchen Projekten mit uns zusammenzuarbeiten?

Wir geben nicht auf, wenn es schwierig wird, sondern suchen so lange nach Lösungen, bis wir einen passenden Weg finden.

Dabei arbeiten wir sehr eng mit dem Kunden zusammen und stimmen uns sehr regelmäßig ab. Uns ist wichtig, dass jederzeit Klarheit besteht, wo wir im Prozess stehen und was realistisch ist. Diese Transparenz und der offene Austausch helfen dabei, auch in anspruchsvollen Projekten gemeinsam gute Lösungen zu finden. Gerade bei schwierigen Besetzungen macht genau das oft den Unterschied.

Zusammengefasst zeigt das Projekt:

Auch bei eingeschränktem Kandidat:innenmarkt lassen sich passende Fachkräfte finden
Es lohnt sich, nicht nur nach Jobtiteln, sondern nach Fähigkeiten und Kenntnissen zu suchen
Eine enge Abstimmung mit dem Fachbereich und anderen Stakeholdern ist entscheidend
Qualität ist wichtiger als Quantität bei der Auswahl anhand definierter Kriterien
Offene und ehrliche Kommunikation schafft Vertrauen und bessere Entscheidungen

Sie stehen vor einer ähnlichen Herausforderung? Sprechen Sie uns gerne an.