Für ein Unternehmen aus dem Softwareumfeld begleiteten wir die Besetzung einer Senior Finance Manager Position. Die Rolle war in einem kleineren, international eingebundenen Unternehmen angesiedelt, wurde jedoch über die Holding ausgeschrieben.
Das führte zu hoher Aufmerksamkeit im Kandidat:innenmarkt für Senior Finance Profile im Softwareumfeld. Im Prozess wurde jedoch schnell ein klares Muster sichtbar:
Viele Kandidat:innen interessierten sich zunächst für den Namen der Gruppe. Im weiteren Verlauf wurde deutlich, dass die tatsächliche Rolle, die Arbeitsweise im Unternehmen und die fachlichen Anforderungen häufig nicht zu den Erwartungen passten.
Christian Dreischmeier, Recruiting-Experte aus unserem Team, hat diesen Prozess durchgeführt und musste die Vorauswahl im Verlauf mehrfach anpassen.
Die Herausforderung lag also nicht in der Anzahl der Bewerbungen, sondern in der richtigen Einordnung und Auswahl.
Im Interview geht es unter anderem darum,
› warum viele Bewerbungen in diesem Fall ein Problem als ein Vorteil waren
› woran sich früh gezeigt hat, dass Erwartungen und Rolle auseinandergehen
› wie die Vorauswahl im laufenden Prozess angepasst wurde
› warum am Ende eine kleinere Pipeline zu besseren Entscheidungen führte
Christian, lass uns direkt einsteigen: Worum ging es in dem Projekt genau?
In dem Fall ging es um die Position als Finance Manager (m/w/d) in einem Softwareunternehmen, das Teil einer internationalen Gruppe ist.
Die Rolle war als zentrale Finance-Funktion im Unternehmen angelegt. Der Fokus lag weniger auf klassischer Teamführung, sondern deutlich stärker auf operativer Arbeit, also auf Zahlen, Analysen und der Zusammenarbeit im internationalen Umfeld.
Gesucht war kein reiner Strategietyp, sondern jemand, der selbst tief in die Themen einsteigt und gleichzeitig versteht, wie sich ein wachsendes Softwareunternehmen strukturell weiterentwickelt.
Hinzu kam, dass sich durch die Einbindung in die Unternehmensgruppe Prozesse und Verantwortlichkeiten teilweise verändert hatten und eine stärkere internationale Ausrichtung erforderten.
Dadurch wurde ein Profil benötigt, das fachlich auf Senior-Niveau arbeitet und mit solchen Veränderungen umgehen kann.
Was war aus deiner Sicht die größte Herausforderung in der Suche?
Die größte Herausforderung war, dass die Position am Anfang häufig anders eingeordnet wurde, als sie tatsächlich im Unternehmen angelegt war.
Viele Kandidat:innen gingen von einer Rolle im Konzernumfeld aus. Gleichzeitig zeigte sich im Prozess, dass ein Großteil der Profile eher für andere Strukturen ausgelegt war.
Das führte zwar zu vielen Bewerbungen, jedoch häufig mit Erwartungen, die nicht zur tatsächlichen Rolle passten.
Im Prozess wurde schnell klar, dass einige Profile auf den ersten Blick sehr seniorig wirkten, teilweise sogar überqualifiziert waren. Gleichzeitig passten sie weder fachlich noch vom Arbeitsstil zum Umfeld.
Ein wichtiger Punkt war dabei der operative Anspruch. Gesucht wurde jemand, der sehr sicher mit Excel arbeitet und auch selbst tief in die Zahlen einsteigt. Viele Kandidat:innen kamen jedoch aus stärker systemgetriebenen Strukturen und wollten diese operative Tiefe nicht mehr übernehmen.
Gerade in kleineren Softwareunternehmen sind Prozesse oft pragmatischer und weniger stark standardisiert. Genau dieses Umfeld musste zur Person passen.
Dadurch wurde im Verlauf klar, dass die Position anders dargestellt werden muss, um die richtigen Erwartungen zu setzen.
Hast Du im Verlauf gemerkt, dass die Position anders wahrgenommen wird als gedacht?
Ja, relativ schnell. Genau daraus hat sich im Prozess dann eine klare Anpassung ergeben.
Wir haben bewusst den Fokus stärker auf das Unternehmen, die konkreten Aufgaben und die tatsächlichen Rahmenbedingungen gelegt.
Dadurch wurde für Kandidat:innen schneller klar, worum es in der Rolle wirklich geht und was sie im Alltag erwartet.
Die Folge war, dass sich bewusst weniger Kandidat:innen angesprochen fühlten. Gleichzeitig wurden die Gespräche deutlich passender und zielführender.
Welche Maßnahmen hast du im Recruiting eingesetzt?
Es wurden verschiedene Kanäle parallel genutzt, unter anderem LinkedIn Job Slots und Active Sourcing.
Im Active Sourcing zeigte sich jedoch schnell, dass der regionale Markt begrenzt ist. Gerade im Raum Karlsbad in Baden-Württemberg ließ sich nur eine überschaubare Anzahl wirklich passender Kandidat:innen identifizieren.
Die bessere Resonanz kam letztlich über den LinkedIn Job Slot.
Entscheidend war am Ende aber nicht der Kanal, sondern die Qualität der Vorqualifizierung.
Mit potenziell passenden Kandidat:innen wurden ausführliche telefonische Erstgespräche geführt. Dabei ging es nicht nur um die fachliche Eignung, sondern vor allem darum, früh zu klären, ob echtes Interesse an der tatsächlichen Rolle besteht oder eher an der übergeordneten Unternehmensgruppe.
Wie hat sich das Ganze in der Pipeline widerspiegelt?
Die Pipeline war am Ende bewusst klein und stark vorqualifiziert.
Im gesamten Prozess wurden 95 Kandidat:innen kontaktiert. Daraus entstanden 16 telefonische Erstgespräche, von denen 5 Kandidat:innen an den Kunden weitergeleitet wurden.
Im weiteren Verlauf führten 4 Kandidat:innen ein erstes Interview, 2 davon gingen in die zweite Runde. Am Ende konnte eine Position erfolgreich besetzt werden.
Deshalb lag der Fokus bewusst darauf, die Auswahl konsequent einzugrenzen und nur Kandidat:innen vorzustellen, die wirklich zur Rolle und zum Umfeld passen.
Was war für dich rückblickend der entscheidende Erfolgsfaktor?
Der entscheidende Faktor war, die Rolle und das Umfeld wirklich genau zu verstehen.
Es ging nicht darum, möglichst viele Kandidat:innen zu identifizieren, sondern gezielt diejenigen herauszufiltern, die zum Unternehmen passen.
Dafür musste klar sein, wie die Rolle im Alltag tatsächlich aussieht, welche Anforderungen sie mit sich bringt und in welchem Umfeld sie angesiedelt ist.
Ein wichtiger Teil davon war auch, früh zu erkennen, wer sich tatsächlich mit der Position auseinandergesetzt hat. Im Austausch wurde schnell deutlich, welche Kandidat:innen die Anforderungen wirklich verstanden hatten und wer von einer anderen Rolle ausgegangen ist.
Erst auf dieser Basis ließ sich sauber unterscheiden, wer langfristig zur Aufgabe passt.
Fazit
Hohe Bewerberzahlen sind kein verlässlicher Indikator für eine erfolgreiche Besetzung.
Gerade bei spezialisierten Rollen im Finance- und Softwareumfeld kommt es darauf an, wie gut die Auswahl getroffen wird.
In diesem Projekt war entscheidend, die Rolle klar zu positionieren, das Umfeld wirklich zu verstehen und Kandidat:innen früh sauber vorzuqualifizieren.
So konnte sichergestellt werden, dass nur Profile in den Prozess gehen, die fachlich passen und sich bewusst für die tatsächlichen Rahmenbedingungen entscheiden.
Eine große Pipeline hätte den Prozess vor allem verlängert und zusätzlichen Abstimmungsaufwand verursacht. Durch die gezielte Vorauswahl wurde der Prozess dagegen klarer, effizienter und deutlich fokussierter.
Am Ende zeigt sich: Nicht die Anzahl der Kandidat:innen entscheidet über den Erfolg, sondern wie gut sie zur tatsächlichen Rolle passen.
FAQ zur Besetzung von Finance-Positionen im Softwareumfeld
Warum sind Senior Finance Positionen in kleinen Softwareunternehmen schwer zu besetzen?
Gerade im deutschen Markt kommen viele Bewerbungen aus der produzierenden Industrie. Softwareunternehmen funktionieren jedoch anders, insbesondere in der Art, wie sie skalieren.
Das betrifft sowohl die Produktlogik als auch die Organisation. Strukturen sind oft schlanker, Teams kleiner und Rollen operativer angelegt. Dadurch passen Erwartungen und tatsächliche Aufgabe häufig nicht zusammen.
Warum ist die Vorauswahl im Recruiting so wichtig?
Eine saubere Vorqualifizierung sorgt dafür, dass nur passende Kandidat:innen in den weiteren Auswahlprozess gehen. Das reduziert Abstimmungsaufwand, spart Zeit und vermeidet unnötigen Aufwand auf Kundenseite.
Welche Rolle spielen LinkedIn Job Slots im Recruiting?
LinkedIn Job Slots können sinnvoll sein, wenn sich die Zielgruppe dort bewegt. Mit überschaubarem Budget lässt sich so eine gute Sichtbarkeit erreichen. Entscheidend bleibt jedoch, wie die Position dargestellt wird und ob die Erwartungen realistisch gesetzt werden.
